Төрийн захиргааны байгууллагын эрхлэн хөтөлсөн иргэний бүх бүртгэлийн анкет маягтаар иргэний баримтын архивын сан хөмрөг бүрдүүлэх, хадгалах, бүрэн бүтэн байдлыг хамгаалах болон тэдгээрийг ашиглах, иргэний бүртгэлээр орсон өөрчлөлт хөдөлгөөнийг архивын эх баримтанд тусгах, зөрчилтэй баримт бичгийг мэдээллийн нэгдсэн сүлжээнд болон архивын санд шалгаж, баталгаажуулах, иргэний бүртгэлтэй холбогдсон лавлагааг хүсэлтийнх нь дагуу иргэд, байгууллага, хууль хяналтын байгууллагад олгох чиг үүрэгтэйгээр үйл ажиллагаагаа явуулдаг.
ИБТА- нь бусад архиваас ялгагдах онцлог нь иргэний гэр бүлийн байдлын бүртгэлээр орсон бүртгэлийн өөрчлөлт хөдөлгөөнийг архивын үндсэн материалд оруулан бүртгэлийн үйл ажиллагаа давхар явагддаг, ашиглалт хийх, хөдөлгөөнт архив” юм.
Бүртгэлд хамрагдсан манай улсын хүн нэг бүрийн төрөл тус бүрээр бүртгэсэн цаасан суурьтай ердийн баримт бичиг 12102652 байгаагаас 2.944.641 ширхэг нь архивын нэгжээр / 23527 боть/ байрлагдсан байдаг. Тус архив нь 2008 оны 9 дүгээр сарын иргэний бүртгэлийн чиглэлээр иргэд байгууллагад нийт 93837 лавлагаа олгосон.
Иргэний үнэмлэхний санд бүртгэлгүйгээс зураг нь ороогүй буюу зураг нь солигдож орсон иргэний үнэмлэх 648 ширхэг ХААТР-21 маягтыг архивын сангаас болон аймаг, нийслэлийн ИБМА-даас лавлан шалган Мэдээлэл технологийн газар бүртгэлээр шилжүүлэн өгч иргэний үнэмлэхний санд оруулсан.
Мөн хоёрдмол харьяалалтай БНКаз.тан улсад гарч амьдарч байгаа 33956 иргэний нэрсийн жагсаалт ирснээс архивын санд 16871 иргэний материал шалгаж БМХ-т өгсөн.
Иргэний баримт бичгийн зөрчилтэй иргэд олноор шилжин ирдэг , хуурамчаар баримт бичиг бүрдүүлэх байдал их гарч байгаа, шинээр төрсөн хүүхэд, шинээр гэр бүл бологсдод олгодог мөнгөн тусламж, хүүхэд бүрт олгодог мөнгөн тэтгэмж , өв залгамжлалын асуудал, гадаадад ажиллах хүч гаргах болсон, хууль хяналтын байгууллагад олгох лавлагааны тоо ихэссэн, УИХ-ын ээлжит сонгууль болсон зэргээс шалтгаалан тус архиваас олгох лавлагааны тоо жил бүр нэмэгдэж байдаг. 2005 онд жилдээ 87626 лавлагаа олгож байсан бол 2008 оны эхний хагас жилд 93837 лавлагааг олгосноос харж болно.
Үндсэн мэдээллийн санд бүртгэлгүй, буруу бүртгэгдсэн иргэдийн материалыг санд шалгаж, бүртгэлд авч, Бүртгэл мэдээллийн хэлтэст хүлээлгэн өгч, файлд шивүүлэн сар улирлын дараа үндсэн мэдээллийн санд ордог байсныг 2007 оны 1 дүгээр сарын 24 нээс эхлэн ИБТА-н ажилтан файлын бүртгэлд оруулдаг болсноор иргэдийн бичиг баримтын зөрчил багасч, 2008 оны эхний хагас жилийн байдлаар 7257 ХААТР маягтыг шалгаж, файлд шивжээ.
ИБТА-ын хамгийн хүндрэлтэй асуудал нь байрны багтаамжийн асуудал байдаг бөгөөд үүнээс шалтгаалан ажилтнууд фондонд сууж ангилан ялгалт хийдэг. Зарим хадгаламжийн нэгжийг богино хугацаанд фондны бус байранд байрлуулж ангилан ялгалт хийсний дараа үндсэн санд байрлуулдаг. Байр багтаамжгүйгээс сейф хадгаламжийн нэгжээ даахгүй эвдрэл гэмтэл их гардаг.
Иргэний паспорт, үнэмлэх авч байгаагүй гэх боловч гар дээрээ тухайн хүн мөн эсэхийг нотлох ямарч бичиг баримтгүй иргэн ихсэх хандлагатай байгаа болон шинээр гэр бүл бологсдод олгох тэтгэмжтэй холбоотой асуудлаар хуурамч бичиг баримт бүрдүүлэх, иргэний бүртгэлийн зөрчилтэй иргэдийн тоо ихсэж байгаа нь архивын ажилтнуудад сонор сэрэмж, өндөр мэдрэмжийг шаардах болсон.
ИБТА- нь бусад архиваас ялгагдах онцлог нь иргэний гэр бүлийн байдлын бүртгэлээр орсон бүртгэлийн өөрчлөлт хөдөлгөөнийг архивын үндсэн материалд оруулан бүртгэлийн үйл ажиллагаа давхар явагддаг, ашиглалт хийх, хөдөлгөөнт архив” юм.
Бүртгэлд хамрагдсан манай улсын хүн нэг бүрийн төрөл тус бүрээр бүртгэсэн цаасан суурьтай ердийн баримт бичиг 12102652 байгаагаас 2.944.641 ширхэг нь архивын нэгжээр / 23527 боть/ байрлагдсан байдаг. Тус архив нь 2008 оны 9 дүгээр сарын иргэний бүртгэлийн чиглэлээр иргэд байгууллагад нийт 93837 лавлагаа олгосон.
Иргэний үнэмлэхний санд бүртгэлгүйгээс зураг нь ороогүй буюу зураг нь солигдож орсон иргэний үнэмлэх 648 ширхэг ХААТР-21 маягтыг архивын сангаас болон аймаг, нийслэлийн ИБМА-даас лавлан шалган Мэдээлэл технологийн газар бүртгэлээр шилжүүлэн өгч иргэний үнэмлэхний санд оруулсан.
Мөн хоёрдмол харьяалалтай БНКаз.тан улсад гарч амьдарч байгаа 33956 иргэний нэрсийн жагсаалт ирснээс архивын санд 16871 иргэний материал шалгаж БМХ-т өгсөн.
Иргэний баримт бичгийн зөрчилтэй иргэд олноор шилжин ирдэг , хуурамчаар баримт бичиг бүрдүүлэх байдал их гарч байгаа, шинээр төрсөн хүүхэд, шинээр гэр бүл бологсдод олгодог мөнгөн тусламж, хүүхэд бүрт олгодог мөнгөн тэтгэмж , өв залгамжлалын асуудал, гадаадад ажиллах хүч гаргах болсон, хууль хяналтын байгууллагад олгох лавлагааны тоо ихэссэн, УИХ-ын ээлжит сонгууль болсон зэргээс шалтгаалан тус архиваас олгох лавлагааны тоо жил бүр нэмэгдэж байдаг. 2005 онд жилдээ 87626 лавлагаа олгож байсан бол 2008 оны эхний хагас жилд 93837 лавлагааг олгосноос харж болно.
Үндсэн мэдээллийн санд бүртгэлгүй, буруу бүртгэгдсэн иргэдийн материалыг санд шалгаж, бүртгэлд авч, Бүртгэл мэдээллийн хэлтэст хүлээлгэн өгч, файлд шивүүлэн сар улирлын дараа үндсэн мэдээллийн санд ордог байсныг 2007 оны 1 дүгээр сарын 24 нээс эхлэн ИБТА-н ажилтан файлын бүртгэлд оруулдаг болсноор иргэдийн бичиг баримтын зөрчил багасч, 2008 оны эхний хагас жилийн байдлаар 7257 ХААТР маягтыг шалгаж, файлд шивжээ.
ИБТА-ын хамгийн хүндрэлтэй асуудал нь байрны багтаамжийн асуудал байдаг бөгөөд үүнээс шалтгаалан ажилтнууд фондонд сууж ангилан ялгалт хийдэг. Зарим хадгаламжийн нэгжийг богино хугацаанд фондны бус байранд байрлуулж ангилан ялгалт хийсний дараа үндсэн санд байрлуулдаг. Байр багтаамжгүйгээс сейф хадгаламжийн нэгжээ даахгүй эвдрэл гэмтэл их гардаг.
Иргэний паспорт, үнэмлэх авч байгаагүй гэх боловч гар дээрээ тухайн хүн мөн эсэхийг нотлох ямарч бичиг баримтгүй иргэн ихсэх хандлагатай байгаа болон шинээр гэр бүл бологсдод олгох тэтгэмжтэй холбоотой асуудлаар хуурамч бичиг баримт бүрдүүлэх, иргэний бүртгэлийн зөрчилтэй иргэдийн тоо ихсэж байгаа нь архивын ажилтнуудад сонор сэрэмж, өндөр мэдрэмжийг шаардах болсон.
